費用の損失はなぜ起きる?

PCや家電が壊れたときの修理対応をイメージしてください。

洗濯機が動かなくなった場合、まずメーカーへ故障の旨を連絡します。
さまざまな電話対応の末、保証期間中でしたら無償の部品交換や作業員のオンサイト修理で解決するかもしれません。

しかし、保証期間が終了していたら・・・
まず故障検証のために、メーカーへ故障機を送ります。ここでの送料はお客様負担の場合が多いです。
次に、部品交換等修理にかかる実費を負担することになります。

テレビ会議システムも家電製品と同じです。

「メーカー保証が切れている」または「保守に加入していない」テレビ会議システムが故障した場合、修理費用は
全額ユーザー様の負担となります。
テレビ会議担当者として、早く今まで通り利用できる状態にすることが求められます。
しかし、稟議や手続きなどで修理期間が延び、その結果、利用できない期間が続くことは、
社内ユーザーに【時間の損失】や【機会の損失】を与えることになります。

企業によっては、予算外経費には上司への説明や社内稟議書を作成し、関係部署へ確認してもらうなど、
さまざま手間と時間がかかります。
また、テレビ会議を予定していた方へスケジュール調整を依頼したりと、余計な業務が増加します。

会社の資産でもあり、業務に大きくかかわるテレビ会議システム。
もしものときにあわてないためにも、対応策を考えておくほうがいいでしょう。

 

テレビ会議でコスト削減

テレビ会議でコスト削減=利益の拡大

余談ではありますが、テレビ会議の導入目的に「コスト削減」が挙げられています。

特にダイレクトに貢献するのが「出張費」の削減です。
出張回数を減らすことで交通費・宿泊費はもちろん、移動中の人件費も含めると驚く額になります。
また、出張を減らすことで移動にかかっていた時間を他の業務に当てることができるようになります。

 
  • テレビ会議と時間の損失

    >> 時間の損失

    保守に加入していないと、突然の故障による修理費が発生する場合があります。 そのための稟議書作成など、担当者様の負担が増えるだけです。

  • >>機会の損失

    テレビ会議システムが故障したら、もちろんテレビ会議を開催することができません。 予定していた会議・参加者のスケジュール調整や懸案事項の延期などの損失が生じます。